Vilka faktorer skapar ett kontorskluster?

Snabbt svar: faktorerna som skapar ett kontorskluster

Ett kontorskluster växer fram i samspelet mellan tillgänglighet, arbetskraft och marknad, flexibla etableringsvägar, kommunal samverkan, fysisk attraktivitet och förändrade arbetsmönster. Svenskt Näringsliv konstaterar att tillförlitliga transporter gör det möjligt för företag att växa och anställa i hela landet, och att kontinuerligt förbättrad tillgänglighet till marknader och kompetens krävs för att svenska företag ska kunna växa och anställa.

Coworkingställen kan vara startpunkten. En kartläggning av coworkingställen (CWS) i Sverige utanför storstadsregionerna visar att de fungerar som informella ”företagskuvöser” när företag vill starta verksamhet i en ny region, ofta för att så småningom växa och knoppa av ett eget kontor. En uppföljande studie våren 2023 fann att ett stort antal företag använder CWS som landningsplatser när de utvidgar verksamheten utanför ursprungsorten; nyetableringarna via CWS i landet beräknades till drygt 900, med över 3000 anställda.

Kommuner och regioner påverkar förutsättningarna genom planering och samverkan. Uppsala kommuns planeringsstrategi är ett lagstadgat dokument enligt plan- och bygglagen som krävs för att en översiktsplan ska anses aktuell, och godkändes av kommunfullmäktige 7 november 2023. Forskning om coworking pekar samtidigt på stora skillnader i kommuners och regioners kännedom om CWS. Fördjupningarna nedan går igenom varje faktor.

Infrastruktur, pendling och tillgänglighet

Infrastrukturen är den fysiska ram som avgör hur stor arbetsmarknad ett kontor kan nå. Svenskt Näringsliv beskriver att ett framgångsrikt näringsliv förutsätter att människor kan resa smidigt och att varor och tjänster kan flöda fritt, och att människor måste kunna resa smidigt och kostnadseffektivt mellan bostad och arbete. För ett kontorskluster betyder det att vägar, järnvägar, flyg och godstransporter inte bara är bakgrund – de bestämmer hur företag når marknader, kompetens och arbetskraft.

Svenskt Näringsliv pekar också på bristernas kostnader: tillväxten i Sverige hämmas av en infrastruktur som är sliten, har bristande kapacitet och är känslig för störningar; underhållet av vägar och järnvägar har eftersatts under decennier. När godstransporter fördyras och försenas leder det till ökade kostnader och lägre förädlingsvärden, och brister kan innebära att Sverige går miste om investeringar och nya arbetstillfällen. Bristande infrastruktur försvårar dessutom arbetspendling. För kontorskluster är den sista punkten direkt avgörande: om pendlingen inte fungerar minskar upptagningsområdet.

Internationell tillgänglighet spelar också roll. Svenskt Näringsliv konstaterar att Sverige är ett handelsberoende land, att en betydande andel av industriproduktionen exporteras via landets hamnar och att näringslivet är i hög grad beroende av goda flygförbindelser mellan Sverige och andra delar av världen. En robust och tillförlitlig infrastruktur beskrivs som en grundpelare för svensk konkurrenskraft. I ett kontorskluster märks det i företagens behov av att snabbt nå kunder, partners och koncernfunktioner.

Kollektivtrafikens upptagningsområde är den praktiska måttstocken. En kunskapsöversikt om kollektivtrafikens organisering och finansiering noterar att utvecklingen av den svenska kollektivtrafiken över tid utmärks av en ökad koncentration snarare än fragmentisering. För den som bedömer en kontorsplats är det därför relevant att följa regionala trafikplaner, turtäthet, restider, bytespunkter och kapacitet vid rusning, liksom cykel- och gångstråk. Det är dessa faktorer som avgör om en adress kan försörja ett kluster med tillräckligt många medarbetare.

Kvalificerad arbetskraft och marknadsnärhet

En plats som är attraktiv för investeringar, företagsetableringar och kvalificerad arbetskraft har lättare att utvecklas till ett kontorskluster. I en studie om Stockholmsregionen i Sveriges ekonomiska geografi ställs frågan vilka faktorer som bidrar till en stads attraktivitet för investeringar och företagsetableringar såväl som för kvalificerad arbetskraft. Det är samma två sidor: företagen söker marknad och kompetens, medarbetarna söker en plats där de kan bo, arbeta och byta jobb utan att flytta.

Svenskt Näringsliv formulerar det som att svenska företag behöver kontinuerligt förbättrad tillgänglighet till marknader och kompetens för att kunna växa och anställa. För ett kontorskluster är närheten till kunder, leverantörer, samarbetspartners och en bred arbetsmarknad en del av affärslogiken. En klustereffekt uppstår när många arbetsgivare ligger nära varandra: medarbetare kan byta uppdrag utan att byta stad, och företag kan rekrytera från en större pool.

Vid val av plats är det därför användbart att fråga om arbetskraftens sammansättning och rörlighet: Finns utbildningar och forskningsmiljöer som försörjer verksamheten? Hur ser pendlingsmönstren ut? Finns bostäder för olika inkomster och livsfaser? Hur fungerar arbetsmarknaden för medföljande partner? Frågorna är generella men avgörande, eftersom ett kontorskluster inte kan växa snabbare än tillgången på kvalificerad arbetskraft och marknadskontakter.

Coworking och flexibla kontor som startpunkt

Coworkingställen kan vara en lågriskväg in i en ny stad eller region. På uppdrag av Tillväxtanalys genomfördes vintern/våren 2022 en kartläggning av coworkingställen (CWS) i Sverige utanför storstadsregionerna och deras tillväxt och funktioner. Bland resultaten fanns flera exempel på att CWS fungerar som informella ”företagskuvöser” när företag vill starta upp verksamhet i en ny region, ofta med syftet att så småningom växa och knoppa av ett eget kontor.

En uppföljande studie våren 2023, också på uppdrag av Tillväxtanalys, kartlade i vilken utsträckning CWS används av etablerade företag för att skapa filialer i andra städer. Där framkom att ett stort antal företag använder CWS som landningsplatser när de utvidgar sin verksamhet utanför ursprungsorten. Det totala antalet nyetableringar via CWS i landet beräknades till drygt 900, med över 3000 anställda. Denna ”tysta” spridning av tillväxtföretag är dock i stort sett okänd för kommuner och regioner.

För ett framväxande kontorskluster fyller flexibla kontor flera funktioner. De låter företag testa en marknad innan de tecknar ett eget långt kontraktsavtal, sänker etableringskostnaden och skapar en första gemenskap av företag och individer. När företaget sedan växer och knoppar av ett eget kontor har det redan personal, kunder och nätverk på plats. Coworking kan därmed både så frön till ett kluster och förstärka ett befintligt genom att fylla på med nya företag och kompetens.

Fördelar och utmaningar med flexibla kontor för klusterbildning

Kommunal samverkan och lokal utvecklingsstrategi

Kommuner och regioner kan påverka om flexibla kontor blir en väg in i lokala etableringar eller förblir en anonym adress. KTH-projektet ”Regionala och kommunala strategier för coworkingföretag” syftar till att undersöka kommuners och regioners kännedom och eventuella samarbeten med CWS, och vilka strategier eller modeller de utvecklat för att dra nytta av CWS som en del av det lokala tillväxtarbetet. Projektet konstaterar att systematisk kunskap om detta saknas i Sverige.

Studien pekar på avsevärda skillnader: vissa kommuner och regioner känner inte alls till CWS, medan andra samarbetar och bygger relationer med CWS primärt i syfte att främja tillväxten och nyrekrytering av företag. Målet är att kartlägga omfattningen av samarbetena och genom en induktiv ansats bygga en konceptuell modell för metoder, omfattning och resultat, givet ekonomisk-geografiska förutsättningar. Modellen ska i sin tur forma en grund för policyåtgärder för nyttjande av CWS i lokal tillväxtpolitik.

För kommunal planering är översiktsplanen ett centralt instrument. Uppsala kommuns planeringsstrategi är ett lagstadgat dokument som krävs enligt plan- och bygglagen för att en översiktsplan ska anses aktuell. Den godkändes av kommunfullmäktige 7 november 2023 och innehåller kommunfullmäktiges ställningstaganden till översiktsplanens aktualitet och beslut om strategi för den geografiska utbyggnadsinriktningen. Kommunstyrelsen ansvarar för att successivt göra nödvändiga riktningsförändringar.

En lokal strategi för kontorskluster behöver utgå från de egna ekonomisk-geografiska villkoren, inte från en generell mall. Kommunen eller regionen behöver känna till vilka coworking- och kontorsaktörer som finns, hur de används av etablerade företag och vilka hinder som finns för att de ska kunna växa. Samverkan kan handla om att koppla flexibla kontor till näringslivsutveckling, kompetensförsörjning och etableringsservice. Utan sådan kännedom riskerar en ”tyst” etablering att passera obemärkt.

Kommunala skillnader i kunskap om coworkingställen (CWS)

Den fysiska miljöns attraktionskraft

Ett kontorskollektivs attraktionskraft sitter i vad företag och medarbetare kan göra på platsen utan att själva bygga allt. En studie vid Chalmers syftar till att ta fram relevanta och applicerbara hållpunkter samt viktiga faktorer för att utveckla och driva ett attraktivt kontorskollektiv. I praktiken handlar det om gemensamma funktioner: reception, mötesrum, säkerhet, kaffe- och restaurangservice, cykelparkering, omklädningsrum och ytor för tillfälligt arbete. Genom att dela på sådant som är dyrt eller utrymmeskrävande att driva enskilt sänks tröskeln för mindre företag och enskilda konsulter.

Service och trivsel är en del av affärsnyttan. När flera verksamheter delar samma adress uppstår möjligheter till spontana möten, gemensamma evenemang och tjänster som städning, post, IT och reception. Det gör platsen mer användbar för både små och stora företag. Vid val av kontorsplats är det relevant att jämföra vilka tjänster som ingår, hur avtalen är utformade, hur mötesrum bokas och hur möjligheten att växa inom samma hus ser ut.

Stadsmiljön runt omkring avgör om platsen lockar medarbetare över tid. Gångavstånd till kollektivtrafik, närhet till service, mat, grönska, trygghet och belysning påverkar vardagen. En blandad stadsmiljö med bostäder, handel och arbetsplatser ger ett bredare underlag för service och fler anledningar att vistas där även utanför kontorstid. För ett kontorskluster räknas inte bara byggnaden, utan hela den dagliga miljö som medarbetarna möter mellan hemmet och arbetsplatsen.

Hållbarhet, digitalisering och nya arbetsmönster

Pandemin, den digitala utvecklingen och miljö- och klimatfrågorna förändrar efterfrågan på kontor. Uppsala kommuns planeringsstrategi lyfter fram att övergripande omvärldsförändringar i spåren av pandemin, den digitala utvecklingen, geopolitiska spänningar och miljö- och klimatförändringar påverkar behoven. Strategin bedömer också att översiktsplanens prioriteringar, generella riktlinjer och markanvändningsinriktningar är förenliga med hållbarhetsambitionerna inom Agenda 2030 samt de hållbarhetsprogram och andra styrdokument som tillkommit på nationell, regional och kommunal nivå.

För kontorskluster betyder digitaliseringen att arbetsplatsen inte längre behöver samla alla varje dag. Det ökar efterfrågan på flexibla avtal, aktivitetsbaserade ytor och bra digital infrastruktur, samtidigt som behovet av mötesrum och platser för samarbete består. Hållbarhetsfrågorna flyttar in i samma kalkyl: energieffektivitet, materialval, avfallshantering och möjligheten att nå arbetsplatsen med kollektivtrafik, cykel eller till fots. En kontorsplats i kollektivtrafiknära läge kan minska bilpendlingen och därmed påverka både kostnader och miljöavtryck.

För ett kluster är den viktigaste konsekvensen att arbetsmönstren blir mer varierade. Företag behöver kunna erbjuda olika typer av arbetsplatser – tysta rum, projektzoner, mötesrum och sociala ytor – och medarbetare behöver kunna välja var arbetet görs. Kontorskluster som kan erbjuda flexibilitet, service och goda pendlingsmöjligheter står därför starkare än enskilda kontorshus utan sådana kopplingar. Samtidigt ökar kraven på att platsen har en tydlig identitet och ett sammanhang som människor vill tillhöra.

Så hänger faktorerna samman

Ett kontorskluster uppstår i samspelet mellan tillgänglighet, arbetskraft, flexibla etableringsvägar, kommunal samverkan, fysisk attraktivitet och förändrade arbetsmönster. Svenskt Näringsliv beskriver infrastrukturen som en grundpelare för svensk konkurrenskraft och konstaterar att tillförlitliga transporter gör det möjligt för företag att växa och anställa i hela landet. Utan fungerande pendling och internationella förbindelser begränsas både arbetskraftens upptagningsområde och företagens marknadsräckvidd.

Coworking och flexibla kontor kan vara den praktiska startpunkten. KTH:s kartläggning visar att CWS används som informella företagskuvöser och landningsplatser, och att nyetableringar via CWS i landet beräknades till drygt 900 med över 3000 anställda. Samtidigt är denna spridning i stort sett okänd för kommuner och regioner. Här finns en direkt koppling mellan kommunal samverkan och klusterbildning: känner kommunen till aktörerna kan den stödja etableringar, annars sker de ändå men utan lokal strategi.

Den fysiska miljön avgör om platsen fungerar över tid. Chalmersstudien om attraktiva kontorskollektiv pekar på behovet av hållpunkter och viktiga faktorer för att utveckla och driva ett sådant kollektiv. I praktiken handlar det om att kombinera gemensamma funktioner, service och en stadsmiljö som människor vill vistas i, samtidigt som pandemins, digitaliseringens och klimatfrågornas effekter gör efterfrågan mer flexibel. Ett kontorskluster blir därför inte en enskild fastighetsfråga, utan en fråga om hur infrastruktur, arbetsmarknad, kommunal planering och fysisk miljö samverkar.

Steg för att skapa ett kontorskluster